علي التركي يكتب: مؤشرات قصور وعجز الهيكل الإداري داخل المواقع الإخبارية «78»

يتوقف 20% من نسبة نجاح أي موقع على جودة النظام الإداري الداخلي، ونسبة انضباط فريق العمل في الحضور والغياب والتأخيرات والانتماء إلى المؤسسة وأهدافها.

وهنا نقوم بإجراء عملية تقييم للأوضاع والمشكلات المتعلقة بطريقة الإدارة بشكل عام، والتنظيم بشكل خاص، والتي ساعدت في الوصول إلى الوضع السيئ الذي نراه الآن، ونحاول تغييره.

فقد يعاني النظام الإداري، داخل الموقع من هشاشة، ساعدت في إحداث حالة فوضى؛ بسبب سوء اختيار فريق العمل، وسوء التنظيم وتحديد المهام والعلاقات بين الأفراد داخل الموقع، وسلطات كل عضو مشارك في المنظومة، وهو ما ساهم في بناء عراقيل أمام تحقيق أهدافك.

وبالتالي يجب أن نجري عملية تقييم لحجم الإنجازات التي حققها الموقع؛ للوصول إلى الأهداف الموضوعة مسبقًا، وأداء فريق العمل، وقدرة اللوائح على ضبط وتيرة العمل، وفاعلية معايير قياس الإنتاجية في خدمة مصالح الموقع. 

مؤشرات قصور وعجز النظام الإداري

وتظهر مؤشرات القصور في النظام الإداري الداخلي للموقع، عندما تزداد مظاهر التقصير في العمل والتأخير والأعمال الخاطئة، والرعونة في أداء المهام، وافتقاد سياسات الثواب والعقاب للفاعلية اللازمة، والجهد الضائع في عمليات غير مجدية، وتضر بعملية النشر.

ونرصد عددًا من مظاهر القصور التي تستوجب إعادة الهيكلة على النحو التالي:

v زيادة عدد المستويات الإدارية داخل الموقع دون مبرر ما يسبب الازدواجية.

v توزيع الوحدات والأقسام وفقًا لتقسيمات جغرافية غير ملائمة. 

v سوء استخدام المديرين والقادة داخل الموقع للسلطة.

v عدم قدرة المديرين والقادة داخل الموقع على تحمل مسؤولياتهم.

v اكتشاف أساليب إدارية أفضل وتسهل العمل على فريق التحرير.

v تراجع الموقع على المستوى التحريري والإداري.

v حدوث تغيير في الأهداف «الاستراتيجية والتكتيكية والتشغيلية» للموقع.

v عدم قدرة الهيكل التنظيمي الحالي على مجاراة تغيير أنشطة الموقع وخطة النمو المستهدفة.

لكن أكبر مؤشرات القصور في التنظيم هو تنامي قوة التنظيم غير الرسمي، فأي موقع أو مؤسسة يحتوي على نوعين من التنظيمات على النحو التالي:

التنظيم الرسمي 

هو الهيكل الرئيسي الذي كونته بنفسك، واخترت قياداته وعناصره وفقًا للسمات التي يتمتعون بها باعتبارهم القادرين على تحقيق الأهداف. 

ينشأ التنظيم الرسمي لتحديد السلطات والمسؤوليات بهدف تحقيق أهداف المؤسسة، وهو الخطوة التي نتحدث عنها الآن.

ويتم تشكيل التنظيم الرسمي بشكل مرتب تصاعدي وتنازلي وفقًا للوظائف والصلاحيات، بهدف تحقيق الأهداف الإدارية والتحريرية والإعلانية للموقع، ويضم هذا التنظيم القادة الرسميين.

التنظيم غير الرسمي

ينشأ التنظيم غير الرسمي خلال مراحل العمل داخل الموقع، فتظهر المواهب والقيادات القادرة على الإدارة، وتفرزهم دورة العمل الطبيعية، وأيضًا مراكز القوى التي تتحكم في دورة العمل، وترى في نفسها القدرة على القيام بمهام إضافية وأحقيتها في وظائف قيادية أفضل.

ولا يمكن وضع تصور مسبق عنه، لأنه يتسم بالعشوائية والفوضوية وانتشار الوشاية والنميمة، ويتبع سلوكيات لا تمت للقيادة بصلة لإظهار قدراته. 

وعندما يعجز التنظيم الرسمي عن أداء دوره وتحقيق أهداف المؤسسة والأفراد العاملين بها، ينمو التنظيم غير الرسمي بمجرد إجماع عدد من المرؤوسين على هدف معين.

ويسعى التنظيم غير الرسمي لتحقيق الأهداف الشخصية لبعض الأفراد، وإشباع الحاجات الإنسانية كالترقيات ورفع الأجور.

وتأتي خطورة التنظيم غير الرسمي في قدرته على نشر حالة من الفوضى؛ كلما زاد حجمه وتأثيره مثل «النميمة والصراعات والانقسامات».

ولا يمكن القضاء على التنظيم غير الرسمي، لأنه كيان عشوائي ينمو تلقائيًّا بمجرد إدارة العمل، لكن يمكن التحكم فيه بشكل إيجابي في إتاحة الفرصة لبعض المهرة والأكفاء في قيادة مراحل معينة من العمل، ودعمهم بالحوافز المادية والمكافآت.

ويضم هذا التنظيم ما يسمى القائد غير الرسمي «Informal»، وهو لا يحتل أي مناصب وليست لديه سلطات، لكنه يمتلك كل مواصفات القيادة والمهارة الإدارية والفنية، والتأثير، ويعتبر من ركائز أي موقع أو منظومة، وتلك النوعيات تقود العمل داخل المنظومة ويتم الاعتماد عليه في قيادة فرق العمل تدريجيًّا. 

ويمكن لمثل تلك النوعيات أن تصبح قادة المستقبل بالنسبة للموقع، وفقًا لما تقدمه من مهارات.