قررت شركة اوميجا سوفت للمشروعات إطلاق تحديث نظام «الاتصالات الإدارية» لأول مرة في مصر وفقا لاحدث المواصفات العالمية مما يساهم بشكل فعال في التحول الرقمي.
من جانبه أكد الدكتور أشرف عطية رئيس مجلس إدارة شركة اوميجا سوفت ان ادارة الاتصالات الادارية من الادارات الهامة فى أى منشأة حكومية والدور الاساسى لها هو حفظ وإداره المعاملات الوارده إلى المنشأة أو التى تقوم المنشأه بتصديرها سواء داخليا أو خارجيا مشيرا إلى أن هذا النظام مهم جدا للوزارات ومختلف قطاعات الدولة لإدارة ومتابعة المعاملات مع جميع الجهات بكل سهولة ويسر.
ويمثل نظام «الاتصالات الادارية» نظام معلومات متكامل ومترابط مع إدارات المنشأة ككل حيث أن كل معاملة تسجل على النظام ترسل إلى الادارة المختصة لإتخاذ الاجراء المناسب والتى تقوم بدورها وتعاود إرسالها إذا لزم الامر حتى يتم انجاز المهمه المرتبطه بالمعاملة.
نظام الاتصالات الإدارية يختص بتسجيل المعاملات الواردة والصادرة من وإلى الجهات الحكومية وتسجيل المعاملات الداخلية التي تنشئها الإدارات فيما بينها ويقوم هذا النظام بمتابعة حركات الإحالة والاستلام والتصدير لتلك المعاملات إلى أن يتم إنهاؤها بالحفظ أو التصدير كما يوفر النظام مجموعة من التقارير للمتابعة والإحصائيات ويوفر أيضًا القدرة على الاستعلام عن المعاملة في أي مرحلة لمعرفة حالة المعاملة.
من أهم مميزات ومواصفات نظام الاتصالات الادارية امكانية إنشاء هيكل تنظيمى آلى للمنشأة ومتابعة وسير المعاملات الواردة من وإلى الجهة الحكومية وسرعة وسهولة معرفة الموقف الحالي لأى معاملة والإجراءات التى تمت عليها وتوحيد أسلوب العمل بين الإدارات عن طريق استلام وتحويل المعاملات وتوحيد أرقام الصادر الداخلي على مستوى الجهة الحكومية.
بالاضافة إلى تقليل عدد الدفاتر المستخدمة لمتابعة المعاملة والمحافظة على سرية بيانات المعاملات وذلك عن طريق منح الإدارات خصوصية التعامل مع المعاملات الخاصة بها فقط وإعداد تقارير تفيد الإدارة العليا في إتخاذ القرار والقدرة على الاحتفاظ بحجم كبير من البيانات وارتباط المعاملة برقم واحد فقط هو الرقم الموحد ودعم النظام لأكثر من سنة مالية والاحتفاظ بمعلومات السنوات السابقة لأى عدد من السنوات.
ويتكامل مع النظام خدمات ذاتية للمواطنين على الموبايل والانترنت للتعرف على حالة المعاملات الخاصة بهم وأيضا كل من يتعامل من القطاع الاستثماري لتحقيق التواصل بين القطاع الاستثماري والمواطنين بالحكومة والأجهزة الحكومية بعضها ببعض.
كما يتوفر بالنظام التوقيع الإلكتروني للاعتماد ونظام أمني لحفظ وخصوصية المعاملات والقضاء على الدفاتر اليدوية وتحقيق الشفافية في أنهاء الإجراءات لتلك المعاملات كما يرسل أيضا النظام رسائل نصيه على الموبايل لأسعار صاحب المعاملة عن حالة المعاملة عند اتخاذ إجراء عليها.
كما يتيح النظام مؤشرات للأداء في إنجاز المعاملات لتكون رقابية ومحور ارتكاز لاتخاذ القرارات الخاصة بالأداء الوظيفي ويرتبط النظام بأنظمة الموارد الحكومية ليحقق التكامل الإداري والقضاء على العمل اليدوي وتبادل الأوراق والمراسلات اليدوية التي كثيرا ما تفقد أو تهلك.
من جانبه أكد الدكتور أشرف عطية رئيس مجلس إدارة شركة اوميجا سوفت ان ادارة الاتصالات الادارية من الادارات الهامة فى أى منشأة حكومية والدور الاساسى لها هو حفظ وإداره المعاملات الوارده إلى المنشأة أو التى تقوم المنشأه بتصديرها سواء داخليا أو خارجيا مشيرا إلى أن هذا النظام مهم جدا للوزارات ومختلف قطاعات الدولة لإدارة ومتابعة المعاملات مع جميع الجهات بكل سهولة ويسر.
ويمثل نظام «الاتصالات الادارية» نظام معلومات متكامل ومترابط مع إدارات المنشأة ككل حيث أن كل معاملة تسجل على النظام ترسل إلى الادارة المختصة لإتخاذ الاجراء المناسب والتى تقوم بدورها وتعاود إرسالها إذا لزم الامر حتى يتم انجاز المهمه المرتبطه بالمعاملة.
نظام الاتصالات الإدارية يختص بتسجيل المعاملات الواردة والصادرة من وإلى الجهات الحكومية وتسجيل المعاملات الداخلية التي تنشئها الإدارات فيما بينها ويقوم هذا النظام بمتابعة حركات الإحالة والاستلام والتصدير لتلك المعاملات إلى أن يتم إنهاؤها بالحفظ أو التصدير كما يوفر النظام مجموعة من التقارير للمتابعة والإحصائيات ويوفر أيضًا القدرة على الاستعلام عن المعاملة في أي مرحلة لمعرفة حالة المعاملة.
من أهم مميزات ومواصفات نظام الاتصالات الادارية امكانية إنشاء هيكل تنظيمى آلى للمنشأة ومتابعة وسير المعاملات الواردة من وإلى الجهة الحكومية وسرعة وسهولة معرفة الموقف الحالي لأى معاملة والإجراءات التى تمت عليها وتوحيد أسلوب العمل بين الإدارات عن طريق استلام وتحويل المعاملات وتوحيد أرقام الصادر الداخلي على مستوى الجهة الحكومية.
بالاضافة إلى تقليل عدد الدفاتر المستخدمة لمتابعة المعاملة والمحافظة على سرية بيانات المعاملات وذلك عن طريق منح الإدارات خصوصية التعامل مع المعاملات الخاصة بها فقط وإعداد تقارير تفيد الإدارة العليا في إتخاذ القرار والقدرة على الاحتفاظ بحجم كبير من البيانات وارتباط المعاملة برقم واحد فقط هو الرقم الموحد ودعم النظام لأكثر من سنة مالية والاحتفاظ بمعلومات السنوات السابقة لأى عدد من السنوات.
ويتكامل مع النظام خدمات ذاتية للمواطنين على الموبايل والانترنت للتعرف على حالة المعاملات الخاصة بهم وأيضا كل من يتعامل من القطاع الاستثماري لتحقيق التواصل بين القطاع الاستثماري والمواطنين بالحكومة والأجهزة الحكومية بعضها ببعض.
كما يتوفر بالنظام التوقيع الإلكتروني للاعتماد ونظام أمني لحفظ وخصوصية المعاملات والقضاء على الدفاتر اليدوية وتحقيق الشفافية في أنهاء الإجراءات لتلك المعاملات كما يرسل أيضا النظام رسائل نصيه على الموبايل لأسعار صاحب المعاملة عن حالة المعاملة عند اتخاذ إجراء عليها.
كما يتيح النظام مؤشرات للأداء في إنجاز المعاملات لتكون رقابية ومحور ارتكاز لاتخاذ القرارات الخاصة بالأداء الوظيفي ويرتبط النظام بأنظمة الموارد الحكومية ليحقق التكامل الإداري والقضاء على العمل اليدوي وتبادل الأوراق والمراسلات اليدوية التي كثيرا ما تفقد أو تهلك.
