نظمت الإدارة العامة للتنظيم والإدارة بجامعة حلوان، دورة تدريبية أون لاين، وذلك بواسطة استخدام برنامج زووم، للعاملين بالجامعة، للتدريب على إدارة الوقت، وذلك تحت رعاية الدكتور ماجد نجم، رئيس الجامعة.
حاضر في الدورة التدريبية الدكتور السيد فتوح، أستاذ مساعد المناهج وطرق التدريس بكلية التربية جامعة حلوان.
وأكد "نجم"، حرص جامعة حلوان الدائم على تنظيم الدورات التدريبية للعاملين، للعمل على تحسين مستوى وكفاءة موظفي الجامعة، في إدارة أوقات العمل، من خلال تعزيز وتنمية المهارات، التى يحتاج لها كل موظف في إدارته، ما من شأنه تحقيق رضاء المتعاملين مع المجتمع الجامعى، فضلا عن العاملين أنفسهم، مع بعضهم البعض.
وأضاف: كما يسهم في رفع القدرة على إنجاز الأعمال التى يؤديها العاملون، وإنهائها بسهولة ويسر بوعى وادراك للوقت، وقيمته وأهميته، بما يحقق أكبر قدر ممكن في رضاء العملاء، وينمى ويدعم ويعزز قدراتهم، ويطورها بشكل دائم، وفقًا لخطط جامعة حلوان في تنمية قدرات العاملين بها.
واستهدفت الدورة التدريبية، تدريب العاملين على التعرف على علم إدارة الوقت ومفاهيمه، وأهميته، وإدراك الفرق بين المصطلحات والمفاهيم، والتعرف على أنواع وأشكال ونظريات إدارة الوقت وأهميته.
ناقشت الدورة التدريبية، تعريف الوقت بأنه سلاح كل إنسان، يستخدمه لتحقيق الإنجازات والتقدم، حيث إن الوقت هو مقدار الزمن، وهو مقدار من الدهر، كما تم التعرف على مفهوم إدارة الوقت، وهو إدارة الأنشطة والأعمال المخطط لها، في وقتها المحدد، وقدرة الشخص على استخدام وقت الوظيفة لإنجاز المهام في التوقيت المحدد لها، حيث إن إدارة الوقت هي عملية مستمرة لتحليل وتقييم المهام التي يقوم بها الفرد خلال فترة زمنية معينة بهدف تعظيم الوقت المتاح للوصول إلى الأهداف.
كما تضمنت الدورة التدريبية التعرف على مهارة إدارة الوقت، وهي القدرة على إنجاز أكبر قدر من المهام المخطط لها، في الزمن المقرر لها، بالطريقة المخطط لها قبل بداية التنفيذ، وأيضا التعرف على انواع الوقت كالوقت الإبداعي، ويخصص لعمليات التفكير والتحليل والتخطيط المستقبلى، والوقت التحضيرى ويمثل الفترة الزمنية التحضيرية التى تسبق البدء في تنفيذ العمل، والوقت الانتاجى ويمثل الفترة الزمنية التى تستغرق في تنفيذ العمل المخطط، والوقت العام ويمثل الفترة الزمنية للقيام بنشاطات فرعية لها تأثير على العمل مستقبلا.
وحسب بيان اليوم الأحد 14 فبراير 2021، تم خلال الدورة التدريبية التعرف على أهمية الوقت؛ حيث إن ساعة واحدة من التخطيط توفر عشر ساعات من التنفيذ، حيث إن إدارة الوقت لاتعنى أداء الأعمال بشكل أكثر سرعة بقدر ما تعني أداء الأعمال الصحيحة التي تخدم الأهداف وبشكل فعال.
وخلال المحاضرة تم التطرق لفوائد الإدارة الجيدة للوقت، والتي تتمثل في:
- إنجاز الاهداف والاحلام الشخصية.
- التخفيف من الضغوط سواء في العمل أو في الحياة.
- تحسين نوعية العمل.
- تحسين نوعية الحياة غير العملية.
- قضاء وقت أكبر مع العائلة.
- قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتى.
- تحقيق نتائج أفضل في العمل.
- زيادة سرعة إنجاز العمل.
- تقليل عدد الأخطاء.
- تعزيز الراحة في العمل.
- تحسين الإنتاجية بشكل عام.
- زيادة الدخل.
كما تضمنت الدورة التدريبية، التعرف على لصوص الوقت وتتمثل في المقاطعات والزيارات المفاجئة، والاتصالات الهاتفية غير المنتجة، والاجتماعات غير الفعالة، والتسويف والتأجيل بأعذار واهية، والاهداف غير الواضحة، والمعلومات الضعيفة، وعدم تحديد الأولويات، وكذلك عدم القدرة على قول (لا)، وعدم تخطيط الوقت، وانخفاض الروح المعنوية، والإصغاء الغير الجيد.
حيث إن من يسيء استخدام وقته لايهدر وقته فقط، وإنما يهدر وقت الآخرين أيضا، فالإدارة هي الاستخدام الأمثل للموارد بهدف رفع الكفاءة وتحقيق أهداف محددة ويتطلب ذلك القدرة على التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والمتابعة والتقييم.
كما أن الإستراتيجية الفعالة في إدارة الوقت والاجتماعات تتمثل في جدولة الأنشطة وتحديد الأولويات، وكيفية ٱعداد سجل للوقت، وتصنيف الأنشطة إلى أربعة أنواع "هام وعاجل، وهام وغير عاجل، غير هام وعاجل، غير هام وغير عاجل".
هذا وقد أشرف على الندوة محمد ناصر أمين عام الجامعة، ومها عبد الرحيم يونس أمين الجامعة المساعد، وعبد القادر يونس، مدير عام الإدارة العامة للتنظيم والإدارة، ورانيا عبد الوهاب، مدير إدارة التدريب، وقد قام بتنسيق فعاليات الدورة التدريبية علا عزت بسيس، وشيماء كمال، ومدحت محمد جابر مسئولي التدريب عن بعد (أون لاين) بالإدارة العامة للتنظيم والإدارة.
